Conditiebladen opvolging in depot archeologisch materiaal

Doel

Het conditieblad is ontworpen om de conditie van een archeologisch voorwerp in depot op te volgen en een helder beeld te krijgen van zijn evolutie. Het wordt ook opgesteld met het oog op een bruikleen, transport, onderzoek, enz. De conditie bepalen hangt nauw samen met de evaluatie van het schadebeeld. Dat is een onderdeel van de schadeatlas, maar kan er ook los van gezien worden.

Doel is ook om via het registratiesysteem een waarschuwing te krijgen dat de conditie moet worden opgevolgd als de toestand precair is. Het bepalen van die conditie is namelijk steeds een momentopname. Neem als voorbeeld corrosie of afschilfering: wordt het erger of is de situatie ‘stabiel’?

Het conditieblad kan tot slot dienstdoen als ‘nulmeting’ van de toestand bij het binnenkomen van een object in een collectie. Dat maakt een latere toestandsvergelijking (lees: conditie-inspectie) mogelijk.

Je kunt het conditieblad op zich gebruiken, of in combinatie met de Schadeatlas Archeologische Collecties (verschijnt eind2014). We verwijzen naar de hoofdstukken in de schadeatlas waar je de schadebeelden terugvindt.

De afkortingen maken een toestandsbeschrijving in tekstvorm overbodig. We hanteren een vaste structuur waarin de actiepunten meteen duidelijk zijn.

Een toepassing van Spectrum-N

Voor het uitwerken van het conditieblad met het oog op de opvolging van archeologisch materiaal in depot baseerden we ons op Spectrum-N. Standaard voor collectiemanagement in musea, meer bepaald op hoofdstuk 9: Conditiecontrole en -onderzoek. Het blad werd uitgewerkt in het kader van het proefproject Archeologiedepot, dat in 2012 werd opgestart en is vastgelegd in een convenant (met bijbehorende resultaatsverbintenissen) tussen de Vlaamse overheid en de provincie Oost-Vlaanderen.

Het conditieblad en de Schadeatlas Archeologische Collecties (die wordt gepubliceerd eind 2014) gebruik je samen. De schadeatlas omschrijft de schadebeelden en het conditieblad helpt je de conditie/schade op te volgen of aanbevelingen te formuleren over het gebruik (bv. hanteren, transport) , de behandeling (bv. monitoring of conservering nodig?) en de omgeving (bv. klimaat, verpakking) van het object. Bij de schadebeelden staat telkens het hoofdstuk vermeld waar je ze terugvindt in de schade-atlas.

Spectrum-aanbevelingen voor een beleid inzake de conditiecontrole en -onderzoek van objecten: zie Spectrum-N.

Onderstaande uitleg vind je terug in Spectrum-N maar nemen we voor het gemak over.

Minimumstandaard

• Uw museum moet een beleid hebben inzake de conditiecontrole en het conditieonderzoek van objecten.
• Zorg dat de procedure voor het beheren en documenteren van de conditiecontrole en het conditieonderzoek de volgende zaken regelt:
• Zorg dat de procedure voor het beheren en documenteren van de conditiecontrole en het conditieonderzoek de volgende zaken regelt:
• Het rapporteren van de conditiecontrole door daartoe opgeleide museummedewerkers;
• Het actueel houden van alle documentatie over de conditiecontrole;
• Het documenteren en ontsluiten van alle informatie via het objectnummer;
• Het bepalen en vastleggen van individuele en gezamenlijke verantwoordelijkheden voor de conditiecontrole;
• het vastleggen van de datum, de naam van de uitvoerder en de reden voor de controle;
• het uitvoeren van een conditiecontrole bij elke gewijzigde toestand van het object, zijn gebruik of zijn omgeving;
• het nauwkeurig in de tijd volgen van de conditie van een object;
• het volgen van een vaste procedure wanneer bedreigingen inzake de conditie van het object worden gesignaleerd;
• het verrichten van een conditiecontrole als onderdeel van de volgende procedures: inkomend object, inkomende bruikleen, verwerving, standplaats en verplaatsing, transport, actieve en preventieve conservering, risicobeheer, verzekering en indemniteit, waardebepaling, audit, gebruik van de collecties, uitgaand object, uitgaande bruikleen, verlies en schade, afstoting.

 Definities van begrippen uit Spectrum-N:

• Conditiecontrole: de controle van de fysieke toestand of conditie van een object of een groep objecten, doorgaans door observatie, vastgelegd in een conditierapport of het collectie-informatiesysteem. Vaak leidt een conditiecontrole tot aanbevelingen voor het gebruik, de behandeling en de omgeving.
• Conditie-inspectie: een opeenvolgende reeks van conditiecontroles waarmee kan worden vastgesteld of de conditie van een object verbetert of verslechtert.
• Conditiedoorlichting: de conditiecontrole van een groot aantal objecten.
• Materiaaltechnisch onderzoek: een grondig (natuur)wetenschappelijk en fotografisch onderzoek van de fysieke elementen van het object. De resultaten worden genoteerd in een gedetailleerd rapport over de samenstelling van het object en zijn conditie. Dit onderzoek leidt vaak tot aanbevelingen voor het gebruik, de conservering en de omgeving.

De informatie over de conditie van een object kan worden vastgelegd in een record ‘inkomend object’ of een inkomstformulier, een objectrecord of een afzonderlijk record dat gekoppeld is aan het objectrecord. Deze gegevens kunnen ook fysiek beschikbaar gemaakt worden bij het object, zodat het een ‘objectpaspoort’ vormt dat bij het object blijft en speciale voorwaarden of gevaren identificeert.

Wettelijke bepalingen uit Spectrum-N

Rechten

Aan objecten en ander materiaal kunnen rechten verbonden zijn, bijvoorbeeld het auteursrecht. Ook het verwerken van gegevens is gebonden aan wettelijke bepalingen, bijvoorbeeld de wetgeving met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens en databanken. Houd in de procedure rond de conditiecontrole en het conditieonderzoek rekening met deze rechten.

Wat moet in het beleid zijn vastgelegd?

Het museumbeleid inzake de conditiecontrole en het conditieonderzoek moet de volgende punten omvatten:

• wie bevoegd is voor de conditiecontrole van een object;
• welke procedures een conditiecontrole vereisen;
• welk controleniveau binnen elke procedure vereist is;
• wat de frequentie is van conditiecontroles van objecten in verschillende risicocategorieën.

Handleiding bij het conditieblad

In het conditieblad maken we een onderscheid tussen:

• stabiele schade: schade die zich niet voortzet en die geen opvolging of aanpassingen vergt.
• schade om op te volgen in depot: schade die zich mogelijk voortzet en waarbij opvolgen (= monitoren) is vereist. Hierbij geven we telkens de frequentie van de opvolging aan.
• schade waarbij aanpassingen aan het klimaat of de verpakking nodig zijn: hier is een foto van de conditie belangrijk om een toestandsvergelijking mogelijk te maken. Naast het opvolgen moeten ook de bewaringsomstandigheden worden aangepast (klimaat, verpakking…): zie de aanbevelingen per schadebeeld in de schadeatlas.
• schade waarvoor het advies van een restaurator nodig is: raadpleeg onmiddellijk een gekwalificeerde restaurator voor de aanpassingen van de bewaringsomstandigheden, de opvolging, het vooronderzoek of de behandeling.
• schade waarvoor een behandeling door een restaurator nodig is: raadpleeg onmiddellijk een gekwalificeerde restaurator voor actieve conservering.

Links van het schadebeeld staat telkens een afkorting die je kunt gebruiken bij het aanduiden van de schadebeelden op de foto. 

Rechts van het schadebeeld vermelden we het hoofdstuk (A, B, C en D) waar je het onderwerp terugvindt in de Schadeatlas.

Bij elke nieuwe conditiecontrole maak je een nieuw document aan, zodat je de evolutie van de conditie goed kunt opvolgen. Verwijs naar het document van de vorige controle als dat niet makkelijk te traceren is.