U bent hier

Standplaatscontrole

Standplaatscontrole

De collectie-informatie up-to-date houden is een van de belangrijkste taken van de depotbeheerder. Die moet op elk moment kunnen voorleggen hoeveel objecten er zich in het depot bevinden, hoeveel er zijn uitgeleend en in restauratie zijn, waar ze zich exact bevinden enz. Een bijgewerkte en volledige inventaris komt de duurzaamheid van het depot ten goede. De tijd waarin de depotbeheerder alle objecten 'uit het hoofd' wist staan, is definitief voorbij. Alle informatie moet geregistreerd zijn.

Toch kan het gebeuren dat de inventaris (databank) afwijkt van de fysieke situatie (depot of museum). Verschillen werk je zo snel mogelijk weg. Dat gebeurt voornamelijk door de standplaatscontrole.

DOEN

  • De registratie van de objecten is niet alleen een taak van de registrator of depotbeheerder, maar ook van de onderzoeker, conservator, restaurator enz.  Leg op voorhand schriftelijke afspraken vast over ieders rol en toegang tot systeem.
  • Organiseer minstens jaarlijks een standplaatscontrole.

METHODE

  • Een standplaatscontrole van alle objecten in je depot is wenselijk, maar organisatorisch niet altijd haalbaar. De controle kan ook steekproefsgewijs, per objectsoort, locatie of legger enz. Maak op voorhand een overzichtelijke meerjarenplanning op wanneer welke objecten gecontroleerd worden. Hang de planning goed zichtbaar op een centrale plaats.
  • De methode kan afhankelijk zijn van de collectie: een archief voert zijn controle op een andere manier uit dan een instelling met een archeologische of kunstcollectie. 
  • De standplaatscontrole uitvoeren kan in twee richtingen: vertrek je van een record in de databank, dan moet je in staat zijn het fysieke object binnen de tien minuten terug te vinden. Vertrek je van het fysieke object, dan moet je checken of het object op zijn juiste plaats ligt en of de gegevens in de databank correct zijn.
  • Belangrijk is dat je uit het collectie-registratiesysteem een goed werkdocument of rapport voor standplaatscontrole kan genereren en afprinten: bij de meeste software is deze optie standaard inbegrepen. Het rapport moet de volgende gegevens bevatten: inventarisnummer, standplaats en eventueel een kleine foto. Per record moet er ook de mogelijkheid zijn aan te vinken of het object zich op zijn plaats bevindt. Een bijkomend veld voor nota's of bijzonderheden kan helpen.
  • Liggen alle objecten op de aangeduide plaats? Hoeveel procent van de collectie vond je niet terug? Maak na elke controle een verslag op en leg dit voor op een intern overleg. Gebruik dat rapport om toekomstige acties te formuleren in het beleidsplan van de instelling.
  • Software voor collectieregistratie die een rapport voor standplaatscontrole op een soepele 'on demand'-manier kan samenstellen, heeft de voorkeur. Dat houdt in dat je de velden zelf kan kiezen. Zo kan je de bestandscontrole uitvoeren per object- of materiaalsoort, steekproefsgewijs, per lokaal of ruimte enz.
  • Alle afwijkingen log je in het collectieregistratiesysteem. Een spoorloos object kan je registreren als 'standplaats onbekend'. Later kan hierop dan gezocht worden.
  • Een degelijk geregistreerde bestands- en standplaatscontrole, met gelogde data en personen die ze uitvoerden, moet je steeds kunnen voorleggen als verantwoording. De registrator of depotverantwoordelijke kan een uitgevoerde bestandscontrole gebruiken als indekking bij niet-toewijsbare schade of diefstal. Gooi dus geen oude werkdocumenten weg. Digitaliseer ze desnoods en voeg ze toe aan het collectieregistratiesysteem.
  • Alle registratiegegevens en mutaties moeten een traceerbare geschiedenis hebben, én elke wijziging, manipulatie of controle moet gekoppeld zijn aan een persoon die ze uitvoerde.

TIPS & Trucs

  • Raadpleeg de SPECTRUM-procedures voor de standplaats en verplaatsing (6).
  • Bij het wegnemen van een object uit het depot legt de depotverantwoordelijke steeds een steekkaart met alle noodzakelijke objectgegevens en de duidelijke vermelding 'object uit depot'. Als bij een standplaatscontrole een object niet op de geregistreerde standplaats aanwezig blijkt te zijn, plaats je dezelfde fiche met de duidelijke vermelding 'object niet aanwezig op standplaats'. Desnoods heeft de fiche een rode kleur. Zo vermijd je dat de lege standplaats  wordt ingenomen.
  • Bij kleinere objecten is het soms eenvoudiger de labels te tellen.
  • De lijst van 'verloren voorwerpen' hang je op aan de valven of op een centrale plaats in het depot. Zo worden alle medewerkers gesensibiliseerd en dekt de depotverantwoordelijk ook zichzelf in.
  • Sommige softwareleveranciers leveren kant-en-klare modules voor een efficiënte verplaatsing of verhuizing. Als elk object, elke standplaats en verpakking voorzien is van een barcode, kan je die met een barcodescanner lezen, zodat de mutaties automatisch ingebracht worden in het collectieregistratiesysteem.
Laatst gewijzigd op 05/11/2013