Management

De meeste depots functioneren als onderdeel van een erfgoedbeherende instelling of vereniging. Een depot kan ook een onafhankelijke instelling zijn. In alle gevallen ligt het management van het depot grotendeels bij de inrichtende macht, of dat nu een openbaar bestuur, een vereniging of een bedrijf is. Daar wordt beslist over de grote lijnen van de werking, het personeelsbestand en het budget.

De kernvragen zijn:

• Is behoud en beheer voldoende verankerd binnen het strategisch beleid en het budget van je organisatie?
• Hoe overtuig je je directie of bestuur van de noodzaak van behoud en beheer?
• Hoe toon je aan dat de genomen maatregelen efficiënt zijn?

management in de erfgoedsector

Het bewaren en beheren van erfgoed is sterk verweven met de andere kerntaken van een erfgoedbeherende organisatie:

• verzamelen en ontzamelen
• documenteren en onderzoeken
• publiekswerking en educatie

Probeer dus te streven naar een integrale aanpak, waar ieders taken - en het liefst ook de budgetten - goed op elkaar zijn afgestemd.

FARO. Vlaams Steunpunt voor Cultureel Erfgoed vzw heeft veel expertise ontwikkeld rond beleidsplanning en kwaliteitszorg in de erfgoedsector. Je vindt op hun website interessante informatiedossiers, instrumenten en cursussen.

Bouwstenen van een depotwerking

In de eerste studie over een open depotwerking (Driesen 2003) werden verschillende theoretische bouwstenen geformuleerd voor het beleid en management van een depot.

• Het fundament voor de hele werking: de missie, visie, opdracht en doelstellingen, het beleid en het kwaliteitshandboek
• Beheer en statuut
• Personeel
• Communicatie
• Veiligheid en risicobeheer
  • • Veiligheid
    • Risicobeheer
      • • Verzekeren
        • Calamiteitenplanning
• Financiën
• Samenwerking

In het kader van het Onroerend-erfgoeddecreet spreekt men van een depotplan en een depotprofiel.

Collectie- en risicomanagement

Het behoud en beheer van erfgoed is in een depot uiteraard de kerntaak. We willen de collectie als een goede huisvader beheren en schade zo veel mogelijk voorkomen. Ook op dit vlak is er nood aan een beleid, om consequent en kwalititatief te werken. Twee fantastische instrumenten zetten je op de juiste weg:

Erfgoedwerkers kunnen beide instrumenten gratis downloaden na registratie.

interne kwaliteitszorg

Om een kwaliteitsvolle werking en dienstverlening en een continu verbeterproces te garanderen, kan jouw depot een systeem van interne kwaliteitszorg hanteren. Er bestaan verschillende instrumenten en modellen, elk met een bepaalde invalshoek, om organisaties hierbij te helpen.

Enkele toepassingen zijn bijvoorbeeld:

• een zelfevaluatietool van de organisatie
• benchmarking met andere organisaties
• het identificeren van verbeterpunten d.m.v. een risicoanalyse
• toepassen en implementeren van bestaande richtlijnen en standaarden op maat van de organisatie