U bent hier

Standplaatsen nummeren

Standplaatsen nummeren

Erfgoedobjecten die nooit van plaats veranderen zijn dood. Het depot mag geen plek zijn waar erfgoed zijn 'laatste rustplaats' krijgt. Idealiter wisselen objecten van plaats, worden ze uitgeleend, gaan ze naar het restauratieatelier, worden ze onderzocht... Om alles terug te vinden en te traceren, correct te ordenen én terug te plaatsen is een uniforme en transparante standplaatsbepaling nodig.

DOEN

  • Elke ruimte waar een object zich kan bevinden, ook tijdelijk, wordt in het systeem opgenomen. Ook ruimtes die alleen voor occasionele opslag dienen, moeten een plaatscode of plaatsbepaling krijgen: de driepvries, de quarantaineruimte, het kantoor van de restaurator, van de conservator enz.
  • De registratie van de metadata over je objecten, zoals afmetingen, oppervlakte, klimaatvereisten, manipuleerbaarheid, gewicht, materiaal enz., geeft je een idee hoeveel ruimte je nodig hebt en op welke manier je de beschikbare oppervlakte kan gebruiken. Deze gegevens heb je nodig voor het bestellen van plaatsingsmateriaal, zoals rekken, gaaswanden enz.
  • Eerst ken je de standplaatsen toe. Pas daarna plaats je de objecten en krijgen ze hun standplaatscode toegewezen.
  • De standplaatscodes leggen een duidelijke hiërarchie aan de dag. Bij Compactussen bouw je ze het best als volgt op: eerst het nummer van de Compactus, dan de kolom in de Compactus met een letter en vervolgens het rek of legger, opnieuw met een nummer. Dat geeft bijvoorbeeld 'Compactus 5, D, 4'. De cijfers van de leggers laten doorlopen over de kolommen heen kan voor problemen zorgen bij een latere plaatsing van bijkomende leggers. Daarom is het beter de leggers telkens opnieuw te nummeren per kolom (zie de afbeelding hieronder).
  • Ook hier is standaardisatie erg belangrijk. 'Compactus 5' is niet hetzelfe als 'rolrek 5' en 'legger C' is niet 'legbord C'. Gebruik dezelfde benamingen om pijnlijke situaties te voorkomen.
  • Gebruik heldere standplaatscodes waaruit je kan afleiden over welk interieurelement voor stockage het gaat, bv. 'gaasrek1', 'comp. 5' enz.
  • Vermeld bij voorkeur bij elke aan een object gekoppelde standplaats of het om de vaste of een tijdelijke standplaats gaat. In dat laatste geval vermeld je ook een datum voor de terugkeer van het object naar zijn vaste standplaats.
 

LATEN

  • Koppel informatie over het object los van de standplaats! Dus geen '6C-hout 05' als standplaats voor het houten beeld met inventarisnummer 05 op legger C van Compactus 6. Bij een standplaatswijziging door de aangroei van de collectie zal dat problemen geven.
  • Beperk het aantal karakters van een standplaatscode. Werk bij te lange onderverdelingen een aparte hiërarchie uit per ruimte of afdeling.

TIPS & Trucs

  • Raadpleeg de SPECTRUM-procedures over standplaatsen en verplaatsingen (6).
  • Maak binnen de instelling duidelijke afspraken wie objecten mag verplaatsen en wie niet.
  • Noteer voor grote groepen objecten die samen één standplaats krijgen, de standplaats van de hele groep. Wanneer een object van die groep wordt gescheiden, maak je hiervoor het best een apart standplaatsrecord aan.
  • Hang het grondplan met het overzicht van de standplaatsen van het depot of museum goed zichtbaar op een centrale plaats, bv. bij de ingang van het depot. Het plan toont alle interieurelementen waarop of waarin zich potentieel objecten kunnen bevinden: Compactussen, tafels, diepvries, gaasrekken enz. Uiteraard staat bij elk element zijn standplaatscode.
Laatst gewijzigd op 19/09/2018