Rechten en plichten

Het vastleggen van rechten en plichten is de beste basis voor een goede samenwerking tussen de personen die betrokken zijn bij de depotwerking van de erfgoedinstelling.

Voor je een informatiesysteem overweegt aan te kopen om je collectie te beheren, stel je het best de volgende wie-vragen:

Wie mag het collectie-informatiesysteem raadplegen?
Welke gegevens zijn openbaar?
Wie mag gegevens en standplaatsen wijzigen?
Wie mag records toevoegen?
Wie mag bijzondere handelingen uitvoeren (bv. massa- of bulkbewerkingen)?
Wie mag gebruikers toegang geven of weigeren?
Wie mag wachtwoorden toekennen, wijzigen of intrekken?

De depotbeheerders, collectieregistratoren, vrijwilligers, publiekswerkers, educatief medewerkers enz. weten dus het best op voorhand waar ze aan toe zijn. De 'vervuiling' van records door een verkeerde invoer, de ongevraagde wijziging van gegevens enz. leidt tot een inefficiënt depotbeheer.

TIPS & trucs

In een geautomatiseerd collectie-informatiesysteem kan je de toegang en mogelijkheid tot het wijzigen van gegevens instellen. Het systeem controleert zelf of wie zich aanmeldt het systeem mag openen en wat hij of zij mag doen.
Kan je geen beveiliging (toegang, wijzigen van gegevens enz.) instellen, dan kan je een papieren formulier gebruiken voor het aanvragen van wijzigingen. Bij een verandering van de standplaats bv. kan de persoon die de wijziging gaat uitvoeren een document ondertekenen met de specifieke aanvraag, het object, de standplaats, het inventarisnummer enz. Dit document wordt ook ondertekend door de depotbeheerder en bewaard op een afgesproken plaats. Daarna kan de depotbeheerder de standplaats in het geautomatiseerde systeem wijzigen.
Een beveiliging is zo sterk als haar zwakste schakel. Meestal is dat de gebruiker zelf: veel problemen ontstaan door gebrek aan deskundigheid en discipline. Controle op de naleving, scholing en voorlichting zijn daarom essentiële onderdelen van het beveiligingsbeleid.

Laatst gewijzigd op 22/06/2018

U bent hier