U bent hier

Kiezen uit verschillende registratiesystemen

Kiezen uit verschillende registratiesystemen

Er bestaan verschillende systemen om je collectie te registreren. De keuze wordt bepaald door de eisen die je aan het programma stelt.

METHODE

Het belangrijkste is dat je vóór de beslissing tot de aankoop van een collectie-informatiesysteem op papier zet aan welke vereisten het zoal moet beantwoorden. Met een goed opgesteld collectie- en informatieplan zal je een betere inschatting kunnen maken van de noden en wensen. De vijf onderstaande vragen helpen je bij de keuze van een gepast collectie-informatiesysteem.
 

1. Inventariseren op stuk- of collectieniveau?

Wil je invoeren op stukniveau of eerder op het niveau van de collectie of deelcollectie?

Inventariseren op stukniveau is erg tijdrovend en soms niet haalbaar. In een catalogus zie je door de collectiestukken vaak de collecties niet meer. Hoe zorg je voor een goed overzicht van wat er in huis is? Een collectiebeschrijving biedt informatie over een collectie als geheel, niet over afzonderlijke items. Ze bevat een korte omschrijving van de collectie, de materiaaltypes, trefwoorden over de inhoud, notities over de herkomst, het collectiebeleid, de bewaarplaats en allerhande andere informatie die nuttig kan zijn voor gebruikers of beheerders van de collectie. Een omschrijving kan je maken met het Cometa-model.

Het Cometa-model helpt je om je collectie te beschrijven. Het is een praktisch instrument voor en door cultureel-erfgoedinstellingen. Het wil iedereen in Vlaanderen die een collectiebeschrijving wil maken, snel op weg helpen. In de Vlaamse erfgoeddatabank Erfgoedinzicht is het Cometa-model geïmplementeerd in Adlib software. Archiefbank Vlaanderen gebruikt eveneens dit model om private archieven en collecties te beschrijven.
 

2. Data- of beeldbank? Of beide?

Je kan aan het registratiesysteem beheersfuncties toevoegen. Bovendien kan je de inventaris toegankelijk maken via het web. Een databank van een erfgoedinstelling bevat in principe de minimumregistratie, samen met de belangrijkste beheergegevens voor de collectie. 

Een beeldbank focust vooral op de digitale ontsluiting van een collectie, minder op het beheer ervan. De meeste beeldbanken bevatten vooral documentair erfgoed. Vooral de Vlaamse erfgoedcellen hebben beeldbanken ontwikkeld om via publieksontsluiting te werken rond regio-identiteit en het beeld van 'vroeger' in zijn huidige context.

 

3. Welk systeem kiezen?

Hét systeem bestaat niet en er zijn programma's en applicaties in overvloed. Wat je van het programma vraagt is afhankelijk van de doelen die je hebt gesteld bij het opzetten van het collectie-informatiesysteem. De keuze vloeit daaruit voort:

  • Basisregistratie of uitgebreide registratie?
  • Beheerfuncties (bruikleenadministratie, thesaurusopschoning, geautomatiseerd standplaatsbeheer...) nodig of niet?
  • Uitgebreid rollen- en rechtensysteem nodig of niet?
  • Online publicatie of niet?
  • Enz.

De technische eisen waaraan het computerprogramma moet voldoen vloeien ook voort uit de voorwaarden die je aan het besturingssysteem stelt: het ondersteunen van bestanden met afbeeldingen, geluid en bewegend beeld; mogelijkheden voor een beperkte publiekstoegankelijkheid; de kosten; opleidingsmogelijkheden en ondersteuning door een helpdeskfunctie; duurzaamheid enz.

Het is vandaag de dag niet moeilijk meer om zelf een database op te zetten met collectiegegevens. Zo zal een heemkring of kerkfabriek met een kleine collectie gebaat zijn met een spreadsheet (bv. Excel) om de collectie te inventariseren. Maar alleen daarmee voldoe je niet aan de eisen die je aan een dergelijk systeem moet stellen: op het gebied van het hanteren van standaarden bij beschrijvingen, de uitwisselbaarheid van bestanden, het gebruik van de correcte termen (thesaurus: fiets of rijwiel?), de beveiliging van gegevens en de toekenning van verschillende 'rollen' bij het gebruik van het systeem.
 

4. Welke software? Licentie of open source?

Kiezen voor een applicatie die erkende softwareleveranciers hebben ontwikkeld heeft belangrijke voordelen, met name op het gebied van digitale continuïteit, ondersteuning en scholing, en uitwisselbaarheid. Anderzijds kan een contract met een leverancier de instelling op termijn in een afhankelijkheidspositie brengen.

Je kan kiezen voor de aanschaf van een licentie of zelf aan de slag gaan met opensourcesoftware. Dat is software waarvan de broncode beschikbaar is en aangepast mag worden. Het verspreiden, kopiëren en wijzigen ervan is toegestaan en je hoeft geen licentiebedrag te betalen. Toch is het gebruik van opensourcesoftware niet 'gratis': je zal meer tijd moeten besteden aan de ontwikkeling van de databank of je zal dat aan een externe firma moeten uitbesteden. Een voorbeeld van dergelijke software is CollectiveAccess, waarmee je een databank kan ontwikkelen. Met software zoals Drupal kan je op een relatief eenvoudige manier op een website een grote verscheidenheid aan inhoud publiceren, beheren en organiseren.

Een interessant overzicht met een beoordeling van alle beschikbare software voor de registratie en het beheer van museale, bibliotheek-, archief- en audiovisuele collecties vind je op de website van CEST.
 

5. Centrale databank of niet?

Een centrale databank waarin verschillende musea of erfgoedinstellingen hun gegevens bewaren is te verkiezen boven dataopslag in eigen beheer. Bij een centrale databank worden de kosten gedeeld en is het erfgoed uit de verschillende instellingen gemakkelijker uitwisselbaar en vergelijkbaar. Er kunnen verbanden gelegd worden tussen objecten over de collectiegrenzen heen (bv. schilderijen van dezelfde schilder in verschillende collecties) en collectieafspraken gemaakt worden.

De provincies kregen in het Erfgoeddecreet van 2008 de bevoegdheid voor het coördineren en opzetten van regionale aggregatie- en preservatie-initiatieven voor digitaal cultureel erfgoed, met het oog op duurzame toegankelijkheid (Vlaamse beleidsprioriteiten voor het Cultureel-erfgoeddecreet). Zij hadden dus belang bij het opzetten en ondersteunen van centrale erfgoeddatabanken.

De provincies Oost- en West-Vlaanderen beheerden de erfgoeddatabank Erfgoedinzicht, Limburg en Vlaams-Brabant beheerden Erfgoedplus en Antwerpen Donnet.

Op 1 januari 2018 werden de drie provinciale erfgoeddatabanken in het kader van de bestuurlijke veranderingen overgenomen door het Departement Cultuur, Jeugd en Media van de Vlaamse Gemeenschap. Meer informatie over de verdere ontwikkelingen vind je op de website van Kunsten & Erfgoed.

Laatst gewijzigd op 30/07/2019