U bent hier

Conditie- of toestandcontrole

Conditie- of toestandcontrole

Erfgoed is onderhevig aan aftakeling, slijtage en schade. Daarom is het belangrijk in je depot de toestand van je collectie, het liefst op stukniveau, na te gaan. Minstens even belangrijk is de correcte en uniforme registratie van de schade in je collectiebeheerssysteem.

De conditierapportage kan op verschillende manieren gebeuren. Idealiter doe je dat per object, maar bij grotere collecties is het handiger om per materiaalsoort de toestand te controleren. Er is geen standaard die bepaalt wanneer en hoeveel keer je een toestandscontrole moet uitvoeren.

SPECTRUM-aanbevelingen voor een beleid inzake de conditiecontrole van objecten

Definities van begrippen uit Spectrum-N:

  • Conditiecontrole: de controle van de fysieke toestand of conditie van een object of een groep objecten, doorgaans door observatie, vastgelegd in een conditierapport of het collectie-informatiesysteem. Vaak leidt een conditiecontrole tot aanbevelingen voor het gebruik, de behandeling en de omgeving.
  • Conditie-inspectie: een opeenvolgende reeks van conditiecontroles waarmee kan worden vastgesteld of de conditie van een object verbetert of verslechtert.
  • Conditiedoorlichting: de conditiecontrole van een groot aantal objecten.
  • Materiaaltechnisch onderzoek: een grondig (natuur)wetenschappelijk en fotografisch onderzoek van de fysieke elementen van het object. De resultaten worden genoteerd in een gedetailleerd rapport over de samenstelling van het object en zijn conditie. Dit onderzoek leidt vaak tot aanbevelingen voor het gebruik, de conservering en de omgeving.

 

De informatie over de conditie van een object kan worden vastgelegd in een record ‘inkomend object’ of een inkomstformulier, een objectrecord of een afzonderlijk record dat gekoppeld is aan het objectrecord. Deze gegevens kunnen ook fysiek beschikbaar gemaakt worden bij het object, zodat het een ‘objectpaspoort’ vormt dat bij het object blijft en speciale voorwaarden of gevaren identificeert.

Het beleid inzake de conditiecontrole moet de volgende punten omvatten:

  • wie bevoegd is voor de conditiecontrole van een object;
  • welke procedures een conditiecontrole vereisen;
  • welk controleniveau binnen elke procedure vereist is;
  • wat de frequentie is van conditiecontroles van objecten in verschillende risicocategorieën.

 

Doen

 

Algemeen

  • Het tijdstip van de controle kan afhangen van de seizoenen. Bij een niet-geklimatiseerde ruimte gebeurt ze het best in de lente, bij het uitvliegen van de insecten. De schadeatlas kan hier als leidraad dienen. In een stabiele, geklimatiseerde ruimte zal het seizoensgegeven minder meespelen.
  • Uiterst belangrijk is de correcte registratie van de schade. Een goede toepassing van de terminologie bevordert de uniformiteit. Het gebruik van een thesaurus of een duidelijke, op voorhand vastgelegde lijst van schadefactoren kan helpen. Misschien kan één van de schadeatlassen die je vindt onder links je daarbij helpen.
  • Registreer ook duidelijk welke schade actief, niet-actief, stabiel of instabiel is. Log alle opmerkingen op datum (als dat niet automatisch gebeurt) en op naam. Zo krijg je de geschiedenis van de schade en de behandelingen. In grotere collecties leggen de geregistreerde conditiegegevens de brug tussen de depotbeheerder en de restaurator.
 

Registratie van de conditiecontrole

  • Controleer altijd de conditie van een voorwerp op het moment van de afgifte. Zo dek je je in tegen verdere schadeclaims.
  • Plaats het voorwerp eerst in een quarantaineruimte om andere objecten te beschermen tegen mogelijke besmetting of aantasting door houtworm, schimmels en dergelijke.
  • Plaats het object pas na controle van de conditie in het depot.
  • Maak een beknopte omschrijving van de conditie en vermeld daarin beschadigingen en lacunes. Voeg steeds een afbeelding toe. Soms is een uitgebreide conditierapportage vereist en een beoordeling van de risico's, zowel voor mensen als voor andere objecten.
 

Registratie van de volledigheid

  • Controleer bij ontvangst de volledigheid. Noteer eventuele ontbrekende stukken.
  • Houd losse onderdelen van het voorwerp bij elkaar, bijvoorbeeld door ze in één verpakkingseenheid te doen. Neem desnoods een overzichtsfoto van alle stukken en plak die op de verpakking. Registreer altijd welke en hoeveel losse onderdelen er zijn; dan valt het sneller op wanneer er iets ontbreekt.
  • Als het aantal objecten niet geteld kan worden, bijvoorbeeld bij een groot aantal potscherven, maak dan een aantekening van de omvang, bijvoorbeeld 'twee dozen'. Een andere oplossing is de verpakking met inhoud wegen.
  • Pak een voorwerp dat verpakt wordt aangeboden voorzichtig uit. Registreer zo nodig hoe het verpakt is, bijvoorbeeld door het maken van foto's. Wanneer het object na enige tijd teruggaat, is het handig te weten hoe het verpakt was en het op dezelfde wijze terug te bezorgen. Objecten worden alleen zonder direct onderzoek aanvaard als het uitpakken door gespecialiseerd personeel moet gebeuren. Noteer dit op het ontvangstbewijs.

TIPS & TRUCS

  • Raadpleeg de betreffende SPECTRUM-procedures.
  • Hang de vaste lijst van schadefactoren en hun omschrijving op in het depot. Zo zullen er geen verschillende interpretaties zijn van een schadegeval, bv. 'barsten, of 'houtaantasting'.
  • Digitaliseer alle externe documenten die te maken hebben met de conditierapportage of mutatie van objecten. Registreer deze documenten altijd in het collectiebeheerssysteem.
  • Betrek en sensibiliseer zo veel mogelijk mensen bij de jaarlijkse toestandscontrole. Licht iedereen in wanneer de controle zal plaatsvinden, bijvoorbeeld met een gezamenlijke kalender in het depot.
  • Soms treedt er 'rapporteringsmoeheid' op. Het kan gebeuren dat de depotbeheerder een bepaalde schade minimaliseert of door de jaren over het hoofd ziet. Wissel de geregistreerde gegevens voldoende uit of laat je door externe deskundigen begeleiden.

Opstellen conditierapport

Laatst gewijzigd op 10/06/2019