U bent hier

Ruimtelijke organisatie

Ruimtelijke organisatie

Het begrip 'ruimtelijke organisatie' passen we hier hoofdzakelijk toe op de inrichting van de depotruimtes en hun relatie tot de nabijgelegen werklokalen en werkzones. De vlotte en veilige circulatie van de depotmedewerker(s) en de collectiestukken staat voorop.

Vragen over het depotconcept, de inplanting en het meubilair worden in de gelijknamige hoofdstukken beantwoord.

Voor informatie over het onderhoud, de persoonlijke veiligheid, bewaren en verpakken, hanteren en transporteren: lees de bijdragen onder het luik 'Organisatie & exploitatie'.

Een lift overbrugt het niveauverschil (trap).

DOEN

  • Houd altijd de vlotte circulatie van mens en object (of verpakking) voor ogen. Zorg daarom voor voldoende brede gangpaden en grote deuren.
  • Houd rekening met de draaicirkel van hulpmiddelen, zoals transpalletten of vorkliften.
  • Houd de transportroutes binnen en rond het depot altijd zo kort mogelijk.
  • Zorg voor een lift die voldoende ruim en krachtig is, om niveauverschillen binnen het depot te overbruggen. Dat is zeker van belang voor uitzonderlijk grote en zware collectiestukken. Zorg voor een liftdeur die aangepast is aan het formaat van je grootste collectiestuk.
  • Pas alle wettelijke bepalingen toe inzake de veiligheid van de depotmedewerkers. Zorg voor de nodige ruimte om depotmedewerkers alle hulpmiddelen veilig te laten bedienen en stel alles in het werk om personeelsleden te kunnen evacueren in geval van nood.
  • Zorg voor goede interne transportmiddelen die het liefst zo eenvoudig mogelijk te bedienen zijn.
  • Waak over een regelmatig en goed onderhoud van je transportmiddelen. Laat ze volgens de wettelijke voorzieningen keuren.
  • Documenteer nauwgezet alle bewegingen van je collectiestukken, zowel binnen de instelling als bij een bruikleen aan derden. Noteer ook de nieuwe standplaats. Dat kan op de objectfiche, op een overzichtslijst van standplaatsen of (wanneer je daarover beschikt) in het digitaal registratiesysteem.
  • Houd bij de inrichting van je depot(s) rekening met toekomstige conditiecontroles, schoonmaak en bepaalde registratiewerkzaamheden. De toegankelijkheid van de collecties en voldoende ruimte om veilig te kunnen werken zijn aandachtspunten.
  • Bepaal in je sleutelbeleid duidelijk wie toegang krijgt tot het depot en de nabijgelegen werkruimtes. Vermeld voor welke doeleinden en op welke tijdstippen dit geoorloofd is. Zo ontraad je het ongeoorloofde betreden van het depot.


AFWEGEN

  • Breng in een circulatieschema of -plan alle informatie samen over de bewegingen van mens en object in en rond je depot. Zo kan je (nieuwe) collega's en bezoekers makkelijker wegwijs maken in je werkwijze. Vooral uitzonderlijke interne transporten of bruiklenen kan je zo doeltreffend voorbereiden. Een circulatieschema of -plan kan een plaats vinden in het ruimere depotplan.
  • Houd van elk bezoek aan het depot nauwgezet enkele gegevens bij in een logboek, zoals: datum, aankomstuur, familienaam, voornaam, instelling, functie, reden van het bezoek, handtekening en vertrekuur.
  • Gebruik mobiele werktafels of andere hulpmiddelen op wieltjes. Zo garandeer je altijd een maximale bewegingsvrijheid binnen het depot.
  • Zorg voor extra verlichting langs de transportroutes in het depot. Je werkt beter als je ziet wat je doet. Let er wel op dat de verlichting geen schade kan berokkenen aan de collectiestukken.


LATEN

  • Gebruik de gangpaden en de ruimte in het depot die je als werkstation inricht nooit als opslagruimte, hoe tijdelijk bedoeld ook.
  • Transportkisten, voorraden van verpakkingsmaterialen, schoonmaakproducten, werkkledij enz. horen niet in het depot thuis. En al helemaal niet als ze doorgangswegen en vluchtroutes blokkeren.
  • Vermijd het gebruik van het depot als sluipweg voor collega's en derden die vreemd zijn aan de depotwerking.
  • Waak erover dat de quarantaineruimte nooit binnen het gewone circulatieschema van het depot opgenomen wordt.

TIPS & TRUCS

  • Vorm jezelf een zo duidelijk mogelijk beeld van hoe je in en rond het depot wil werken. Dat wordt soms 'workflow' genoemd. Zo toets je je plannen op voorhand aan de procedures en werkomstandigheden van je instelling.
  • Bezoek regelmatig andere depots en vraag bij de depotbeheerder naar positieve en negatieve ervaringen.
  • Houd bij het inrichten altijd je grootste en meest delicate collectiestukken in gedachten. Zo vermijd je verrassingen.
  • Gebruik felkleurig plakband voor depotvloeren om duidelijk de transportroutes in het depot af te bakenen.
  • Reserveer waar mogelijk vaste standplaatsen voor alle hulpmiddelen die je in het depot gebruikt. Zo vermijd je dat ze her en der over het depot verspreid staan en de circulatie bemoeilijken.
Laatst gewijzigd op 07/11/2013