U bent hier

Overeenkomsten

Overeenkomsten

Bij een goed management horen overeenkomsten. Aan deze overeenkomsten zijn rechten en plichten verbonden, hetzij voor jezelf, hetzij voor derden. Het is dus heel belangrijk om er goed van op de hoogte te zijn en de bijbehorende documenten goed te bewaren voor je opvolgers.

Alvast een belangrijke tip: weet wie voor welke zaken beslissings- of ondertekeningsbevoegde is. 


Onderhoudscontract - serviceovereenkomst - raamcontract

Behalve de collectie (in depot) beheren we doorgaans ook het gebouw waar die in bewaard wordt. Daar komt veel onderhoud bij kijken. Dit is belangrijk voor de veiligheid, de vochthuishouding, de werking van technische installaties en apparaten, het informatiemanagement... Een goed onderhoud is gebaseerd op regelmaat. Als er nood is aan de gespecialiseerde kennis of producten van een firma, sluit je het best een onderhouds- of raamcontract voor enkele jaren af, zodat een vlotte en feilloze werking gegarandeerd blijft. Dit kost wat meer tijd aan het begin, maar bespaart daarna veel werk en soms ook geld. Je biedt de firma immers werkzekerheid. Hoe meer firma's een bepaald product of een dienst aanbieden, hoe beter je over de prijs kunt onderhandelen.


Collectiemobiliteit

Voor schenkingen, legaten, bruiklenen en bewaargeving sluiten twee partijen een schriftelijke, juridisch onderbouwde akte of overeenkomst af over de overdracht van een of meer collectiestukken. Het al dan niet aanvaarden van deze overdracht gebeurt het best volgens een SPECTRUM-procedure en hangt af van het collectieplan of depotprofiel. Hieronder worden kort de verschillen geschetst en beschikbare modellen aangereikt. Win in concrete gevallen juridisch advies in, omdat elke situatie uniek is en om problemen achteraf te voorkomen. 

  • Door een schenking of legaat krijgt het erfgoed een andere eigenaar, zonder dat hier een vergoeding tegenover staat. In het eerste geval gebeurt de overdracht via een notariële akte bij leven van de schenker en met onmiddellijke ingang, in het tweede geval is er na het overlijden van de legator een testament. In beide gevallen zijn er vormelijke vereisten voor de geldigheid van de akte en kunnen aan de begiftigde verplichtingen zijn opgelegd. Het niet naleven daarvan kan leiden tot een herroeping van de eigendomsoverdracht. Lasten kunnen onder bepaalde voorwaarden ook vervallen.

  • Een bruikleen is een overeenkomst tussen twee partijen over de overdracht van erfgoed voor een bepaalde termijn, zodat het gebruikt kan worden voor een bepaald doel. Meestal gaat het om een tentoonstelling of een andere publieksgerichte activiteit.

  • Een bewaargeving is een overeenkomst tussen twee partijen over de overdracht van erfgoed voor een bepaalde termijn, zodat het erfgoed onder betere omstandigheden bewaard kan worden. Voor elk ander doel of gebruik moet de bewaarnemer dus eerst toestemming vragen aan de bewaargever.


huishoudelijk reglement

Een (huishoudelijk) reglement is een verzameling van regels of voorwaarden die een organisatie eenzijdig oplegt aan de gebruikers van het product of de dienst die zij aanbiedt. Het reglement vermeldt ook de maatregelen bij overtreding van de regels. Soms vraagt men om voor gebruik een akkoord te ondertekenen, soms veronderstelt het gebruik zelf impliciet dat men akkoord gaat met de voorwaarden van de betreffende overeenkomst (zie bv. disclaimers of verkoopsvoorwaarden).

Dit kan verschillende vormen aannemen:

  • aanvaardingsvoorwaarden om objecten of (deel)collecties over te dragen aan een depot. Dit wordt vaak toegepast door depots die archeologische ensembles in bewaring nemen. Het zijn voorwaarden die bepalen hoe een collectie aangeleverd moet worden om aanvaard te worden. Ze hebben betrekking op o.a. de toestand en verpakking. Zie basiscriteria voor het overdragen van een archeologisch archief aan een bewaarnemer, ontwikkeld binnen de Denkgroep Archeologische Collecties en afgestemd op de geldende decretale verplichtingen. Deze basiscriteria zijn opgenomen in de huishoudelijke reglementen van de erkende onroerenderfgoeddepots. Deze depots vragen ook om de projectgegevens en vondstenlijst over te dragen. Daarvoor werd een generiek registratiesjabloon ontwikkeld.
  • archief- of leeszaalreglement. Zie het dossier hierover van VVBAD;
  • organisatienota van een heemkring. Zie het model van Heemkunde Vlaanderen;
  • bezoekersreglement.
Laatst gewijzigd op 20/10/2017