U bent hier

Informatieverlies

Informatieverlies

Wanneer je een boek verkeerd terugplaatst in een bibliotheek, zal het enkel per toeval worden teruggevonden. Slaag je er niet in je databank over te brengen naar nieuwe software, dan raken je gegevens verloren. Informatieverlies betekent ook vaak waardeverlies.

Deze informatie is gebaseerd op het artikel Agent of Deterioration: Dissociation van R. Robert Waller en Paisley S. Cato.


wat

Informatieverlies is het gevolg van de tendens van geordende systemen om na verloop van tijd uit elkaar te vallen. Om dit te vermijden, is het onderhoud van een systeem nodig en moet je ook rekening houden met hindernissen.

Informatieverlies kan resulteren in:

  • het verlies van voorwerpen
  • het verlies van data gelinkt aan die voorwerpen
  • het verlies van het vermogen om objecten en data te linken.

Voorbeelden:

  • zeldzame en catastrofale gebeurtenissen met als gevolg uitgebreid verlies van data, objecten of objectwaarde
  • sporadische en ernstige gebeurtenissen (om de 5 jaar bijvoorbeeld) met dezelfde gevolgen
  • aanhoudende gebeurtenissen of processen met hetzelfde cumulerend gevolg

Deze schadefactor 'informatieverlies betreft wettelijke, intellectuele, en/of culturele aspecten terwijl de andere negen schadefactoren invloed hebben op de fysische staat van het voorwerp.

 

Oorzaken

Acties

Alle activiteiten met als gevolg:het verlies van voorwerpen, het verlies van gegevens, het verlies van een of meerdere verbanden tussen object en gegevens.

Voorbeelden:

  • objecten verkeerd plaatsen
  • verwijderen van inventarisnummers of labels
  • objectregistratie op een onleesbare of dubbelzinnige manier
  • objectregistratie op een niet permanente manier
  • fouten in overzetten van gegevens
  • niet lichtechte inkten enz.


Het onvermogen om te handelen

  • Gebrek aan onderhoud van de ruimtes, mislukken van de migratie van digitale data in naar nieuwe data-formaten of programma's.
  • Geen wettelijke bepalingen om te verzekeren dat de eigenaar van de data eigenaar blijft.
  • De gegevens in relatie tot de objecten zijn niet verplaatst om permanente toegang te verzekeren
  • De objectidentifcatie is niet permanent.
  • Objecten zijn niet nauwgezet geïdentificeerd.
  • Objecten zijn niet traceerbaar.
  • Het onderhoudspersoneel is niet op de hoogte van het gevaar voor het verkeerd terugplaatsen.

Onvoldoende genomen voorzorgsmaatregelen om dit te vermijden.


Gevolgen

  • Het verlies van objecten, collecties en de gegevens die hun waarde toekennen door de context en de betekenis.Geen enkele collectie is perfect gedocumenteerd. Er sluipen altijd fouten in de registratie. Wanneer de graad van fouten voor onderzoekers en gebruikers onaanvaardbaar wordt, dan zijn niet alleen de objecten zelf aangetast. Ook de gehele collectie zal aan  waarde verliezen.
  • Het verlies kan ook onmiddellijk optreden als een organisatie of een nieuw personeelslid de waarde van de objecten niet erkent en beslist ze af te stoten. 


Nefast samenspel met andere schadefactoren

  • Herhaalde processen van fysische krachten, bijvoorbeeld het onderhoud met schurende middelen, kunnen een zilvermerk onleesbaar maken.
  • Verontreinigingen en insecten kunnen labels beschadigen.
  • Door een verkeerde relatieve vochtigheid raakt het lijm los van de labels.
  • Brand en water kunnen labels onleesbaar maken.
  • Diefstal betekent totaal verlies.

 

objecten en collecties met een hoge gevoeligheid

Objecten

  • onwettig verworven objecten
  • voorwerpen met kleine afmetingen (moeiljik te labellen)
  • fragiele voorwerpen (moelijk te labellen)
  • objecten met hoge culturele waarde
  • objecte met onopgelost copyright of met problemen over eigendomsrecht
  • objecten uit de mode
  • objecten  die anders ggewaardeerd worden dan de bulk van de collectie (bijvoorbeeeld tentoonstellingswaarde in een onderzoekscollectie)
  • objecten aangewend voor onderzoek met een destructieve wijze.

 

Collecties

  • groot aantal objecten
  • hoge diversiteit aan objecten
  • collectiegegevens vanuit verschillende bronnen gegenereerd
  • traditie van het illegaal verwerven van objecten
  • algemene slechte conditie van de objecten
  • digitale media gevoelig voor veroudering.


Medewerkers

  • toegang tot de collectie zonder beperkingen of zonder regels
  • personeel niet bewust van de wettelijke bepalingen
  • keuze van onstabiele producten of matige systemen voor catalogen en labels
  • onvolledige of inadequate registratie
  • personeel overntrouwd met de procedures van de organisatie in het depot 
  • slechte organisatiestructuur van de collectie
  • waarde van de collectie niet gekend/erkend door andere medewerkers
  • culturele waarde niet begrepen of gewaardeerd door bewakers
  • onopgeleide vrijwilligers niet bewust van de juiste procedures.


Verantwoordelijkheid van de directie

  • collectie niet bewaard in toegewezen en geschikte ruimtes
  • zorg voor de collectie is niet de eerste prioriteit
  • onvoldoende, parttime medewerkers
  • personeel niet opgeleid in collectiebeheer
  • prioriteit voor de inzet lager dan voor afleveren van producten
  • onvermogen om de appreciatie voor de culturele waarde aan te moedigen


informatieverlies beheersen

Doeltreffende procedures en regels zijn de sleutel voor het beperken en beheersen van informatieverlies. Eens verloren, wordt informatie immers zelden gerecupereerd. Daarom is actualisering, opleiding en een analyse belangrijk voor deze kwaliteitscontrole.

  • Procedures zijn vaak de verantwoordelijkheid van de registrator: SPECTRUM-N kan hiervoor een goede leidraad zijn.
  • Het risico op informatieverlies wordt verkleind door het centraal bijhouden in de inventaris van de documentatie van alle transacties, de gebruiken en de verplaatsingen van de objecten. 
  • Een identificatienummer, uniek per object, samen met de registratie in een software die makkelijk toegankelijk (+ backup) is, betekent een stap in de goede richting: deze data dienen te worden én geactualiseerd én onderhouden én veilig gearchiveerd.
  • Er zijn procedures vereist om de voorwerpen op de juiste manier te labellen: leg een methode vast met geschikte materialen en de stappen om tijdelijke nummers om te zetten in permanente nummers (bijvoorbeeld voor een tentoonstelling).
  • Indien een nummer toch verloren gaat of onleesbaar wordt, vul je de inventaris altijd aan met duidelijke foto's, zodat je de gezochte informatie toch nog kan terugvinden.
  • Controleer regelmatig of alle voorwerpen nog op de juiste plaats staan en of de inventaris die plaats ook duidelijk vermeldt. In grote collecties of bij tijdsgebrek doe je dit door middel van een steekproef.
  • Voor digitale collecties zijn het niet de data maar is het de gehele collectie die gevaar loopt als de data niet frequent worden geraadpleegd. De kans bestaat dat de data onleesbaar worden omdat ze niet tijdig zijn overgezet naar nieuwe software.

het nummeren van museale objecten

Laatst gewijzigd op 25/04/2017