U bent hier

Depotruimte te huur

Depotruimte te huur

Wil je je hele collectie permanent in een extern gehuurd depot onderbrengen? Zijn er grote werken gepland in je depot en of expositieruimte, waardoor collecties tijdelijk elders moeten worden gestald? Of moet je bij een calamiteit uitwijken met je collectie?

Op de privémarkt zijn er meer en meer initiatieven die niet alleen depotruimte voor kunst- en erfgoedvoorwerpen verhuren en het beheer van de objecten in hun depots op zich nemen, maar die ook tegen betaling bijkomende faciliteiten aanbieden. Je kunt er meestal terecht voor korte en/of lange termijn. Met één voorwerp en/of met meerdere collecties.

DOEN

Een aantal provincies beschikt over een archeologisch depot en/of een provinciaal nood- en transitdepot voor de kortetermijnopslag van erfgoedvoorwerpen. Contacteer jouw depotconsulent voor meer informatie en de voorwaarden.

Wanneer je op de privémarkt depotruimte wil huren en prijzen wil vergelijken, stel je het best zo snel mogelijk je noden en eisen scherp. Stel je daarbij de volgende vragen:

  • Wat is de periode waarvoor je depotruimte wenst te huren?
    • Firma's geven meestal kortingen bij langetermijnengagementen.
  • Wat is het gewenste volume aan opbergruimte (m² of ³)? 
    • Wil je één afzonderlijk stuk of volledige collecties een nieuw onderdak geven?
    • Hoe moeten de voorwerpen worden opgeborgen? Kunnen ze mogelijk in de hoogte op rekken gestapeld worden, zodat het aantal m² verlaagd kan worden?
  • Aan welke eisen moet de depotruimte voldoen? Dit houdt rechtstreeks verband met welke collecties je in het depot wil onderbrengen en hun gevoeligheden.
    • Voldoet een wind- en waterdichte ruimte?
    • Wat is de onder- en bovengrens voor de temperatuur en welke schommelingen aanvaard je?
    • Wat is de onder- en bovengrens voor de relatieve vochtigheid en welke schommelingen aanvaard je?
    • Hoe moet de temperatuur en relatieve vochtigheid worden opgevolgd?
    • Kun je zelf de temperatuur, relatieve vochtigheid en dergelijke opvolgen?
      • Vraag bv. een maandelijkse uitdraai van het klimaatmonitoringsysteem als een stabiele temperatuur en relatieve vochtigheid belangrijk zijn voor het welzijn van je collectie.
    • Welke verlichting is er in de depotruimte en wanneer brandt ze?
    • Welke maatregelen moeten er zijn wat de brandveiligheid en inbraakbeveiliging betreft? 
    • Hoe voorziet men in monitoring en de bestrijding van mogelijk ongedierte in de diverse collecties in het depot: hoe voorkomt men contaminaties tussen verschillende collecties?
  • Welke depotfaciliteiten heb je nodig?
    • Moet de depotruimte beschikken over palletrekken, gaaswanden voor schilderijen...?
      • Werkt men met kunststof pallets of tegen ongedierte behandelde houten pallets?
    • Wens je de voorwerpen/collecties al dan niet (deels) verpakt te stockeren?
  • Kan een gezamenlijke opslag of wil je een aparte opslag voor jouw collectie?
    • Een gezamenlijke opslag zal in de meeste gevallen goedkoper zijn, maar een goed standplaatsbeheer is zeer belangrijk.
    • Een aparte opslag vermindert bv. de risico's op contaminatie (ongedierte dat van één collectie op een andere overgaat).
  • Hoe vaak zul je de voorwerpen/collecties raadplegen?
    • Hoe verloopt dit? Krijg je op aanvraag toegang tot het depot of zijn er vaste dagen waarop je de stukken kunt raadplegen?
    • Wie manipuleert de voorwerpen en zijn er al dan niet extra kosten aan verbonden wanneer de verhuurder dit doet?  
    • Is er een werk- of consultatieruimte bij het depot?
    • Hoe moeten standplaatswijzigingen worden bijgehouden en doorgegeven?
  • Wat is voor jou de maximale afstand tussen de instelling en het gehuurde depot?
  • Over welk budget beschik je?
    • Een geschikte depotruimte huren is vaak niet goedkoop. Zeker op langere termijn kan het bedrag aardig oplopen.
    • Hoe hoger de gestelde eisen, hoe hoger meestal ook de prijs: kun je al de vooropgestelde eisen motiveren?
  • Wat met de verzekering van de voorwerpen in het gehuurde depot?


TIPS EN TRUCS 

Vraag telkens het zogenaamde‘facility’ report op waaruit de opslagcondities moeten blijken en organiseer een plaatsbezoek aan de weerhouden offertes.

De meeste firma's die depotruimte voor kunst- en erfgoedcollectie verhuren bieden in huis ook extra services aan, zoals het uitvoeren van restauraties, de opmaak van conditierapporten, het registreren en fotograferen van voorwerpen, het verpakken en transporteren van objecten. Als je hiervan gebruik wilt maken, neem je de prijzen van deze services het best ook apart mee in je prijsvergelijking.

MEER WETEN?

Wens je een overzicht van de firma's die depotruimte voor kunst- en erfgoedcollecties verhuren, met hun voorwaarden? Contacteer dan jouw depotconsulent.

Laatst gewijzigd op 16/01/2015