U bent hier

Collectieplanning

Collectieplanning

Het collectiebeleid van je organisatie wordt neergeschreven in een collectie(beleids)plan. Het collectieplan geeft inzicht in de samenstelling en de betekenis van de collectie, in wat de organisatie met de collectie wil (keuzes, prioriteiten en strategie), en in de uitvoering ervan in de praktijk. Vaak is dit verbonden met het algemeen beleidsplan.

Op deze pagina's bekijken we collectiebeleid en -planning in het algemeen. We verwijzen ook naar extra documentatie voor publiekrechtelijke en privaatrechtelijke archieven en erfgoedbibliotheken. Er is tevens een toolbox beschikbaar voor erfgoedcellen en dienstverlenende organisaties die vorming willen organiseren rond het thema collectieplanning.

Collectieplanning - foto: Pixabay - CC0 Public Domain

Wat is HET collectiebeleid?

Het is altijd beter om een collectie te beheren en te laten aangroeien door middel van een doordacht collectiebeleid. Het collectiebeleid wordt neergeschreven in het collectieplan. Het komt van pas bij het behoud en beheer van de collectie, het verzamelen, selecteren en desgevallend het herbestemmen van objecten of deelcollecties.


Wat is een collectieplan?

Het collectiebeleidsplan, kortweg collectieplan, is bij voorkeur een apart document. Het kan ook een onderdeel zijn van het algemeen beleidsplan. Een collectieplan is een onmisbaar instrument: het is een basisdocument waaraan de hele werking wordt opgehangen. Met een collectieplan verantwoord je beslissingen die je neemt over je collectie, zowel naar interne (collega's, raad van bestuur, voogdijoverheid) als naar externe partijen (schenkers, subsidiërende overheden, collega-instellingen, het grote publiek,...) toe. 

Een goed collectieplan geeft collega's en derden een duidelijk beeld van wat in de collectie opgenomen wordt en wat eventueel, op korte of middellange termijn, het depot kan verlaten. Het omvat onder meer de volgende elementen:

  • Inleiding (voorstelling, context, doel, scope,…)
  • Historiek en beschrijving
  • Collectievorming (verzamelen en afstoten)
  • Behoud en beheer
  • Registratie
  • Gebruik
  • Besluit, prioriteiten, intenties, actiepunten,…

Het schrijven ervan vraagt een extra inspanning. Als het plan er eenmaal is, hoeft het slechts om de paar jaar geactualiseerd te worden: het gaat dus om een eenmalige inspanning.
 

Voordelen Van een collectieplan

  • Biedt inzicht en houvast
  • Helpt bij het stellen van prioriteiten
  • Werpt een kritische kijk op de collectie
  • Is handig bij het vastleggen van procedures
  • Is het visitekaartje van de instelling
  • Zorgt voor een betere afstemming met andere instellingen
  • Helpt bij het overtuigen van subsidiërende overheden/bruikleengevers
  • Kan helpen bij het behalen/behouden van een erkenning
  • Helpt bij de verantwoording van acties en beslissingen


Doen

  • Maak gebruik van de brochure Handreiking voor het schrijven van een collectieplan, een initiatief van Instituut Collectie Nederland/Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten en de brochure Naar een collectieplan in 6 stappen. Een leidraad voor bibliotheek en archief, een initiatief van FARO.
  • Besteed genoeg aandacht aan een goede collectieregistratie. Een collectieplan is maar nuttig als je ook weet wat je in huis hebt en wat je binnenhaalt. 
  • Voor grote of diverse collecties kan je gebruik maken van het COMETA-model voor een collectiebeschrijving op (deel)collectieniveau.
  • Communiceer over het proces en het uiteindelijke document.
  • Evalueer en actualiseer je collectieplan minstens om de vier à vijf jaar. Koppel dat bij voorkeur aan de vernieuwing van je algemeen beleidsplan.
  • Raadpleeg collega-erfgoedorganisaties, je lokale erfgoedcel, je provinciale erfgoedconsulent, expertisecentra of FARO voor vorming, inspiratie, goede voorbeelden en feedback.

Drie aspecten van het collectiebeleid bespreken we apart:

 

Voor erfgoedcellen en dienstverlenende organisaties

Hoe kan je kleinere erfgoedspelers laten zien dat het opstellen van een collectieplan een haalbare kaart is? Met deze vraag in het achterhoofd werden een aantal vormingsmodules ontwikkeld. Deze kan je gebruiken om een vormingsdag over dit thema te organiseren. Je kan ze ook inzetten om een organisatie of vereniging te begeleiden bij het opstellen van een collectieplan.

Uitgangspunt was de brochure Naar een collectieplan in 6 stappen. Een leidraad voor bibliotheek en archief (FARO, 2016). Deze brochure is gericht op grotere, professionele spelers. De inhoud hiervan werd gesneden op maat van lokale archieven, musea en heemkundige kringen. 

De toolbox en de bijlage kan je downloaden via de links hiernaast.  

Laatst gewijzigd op 24/04/2017