U bent hier

Calamiteitenplan

Calamiteitenplan

Calamiteiten komen zelden voor maar hebben een enorme impact op je erfgoed. Daarom ben je maar beter voorbereid om zo goed mogelijk te reageren en zo de schade te beperken.

Het uitwerken en onderhouden van een calamiteitenplan op maat van het erfgoed in je erfgoedinstelling is een klus. Zo'n plan bereidt je niet alleen voor op noodsituaties, het is ook een belangrijke, integrale vorm van preventieve conservering.

Het provinciebestuur Oost-Vlaanderen werkte een methode uit in het kader van het proefproject Archeologiedepot, dat in 2012 werd opgestart en dat is vastgelegd in een convenant met de bijbehorende resultaatsverbintenissen tussen de Vlaamse Overheid en de provincie Oost-Vlaanderen. Het project dient als proeftuin om erkenningscriteria voor archeologische depots en de daaraan gekoppelde procedures te ontwikkelen. Een van de voorwaarden om erkend te worden als onroerend-erfgoeddepot is het uitwerken en bijhouden van een calamiteitenplan.

multidisciplinair

Een calamiteitenplan bevat aspecten uit diverse disciplines: brandveiligheid, evacuatieprocedures bij een bommelding, gaslek of ontploffingsgevaar, reageren op agressie, een overval enz. Het gaat in de eerste plaats over de bedreiging van mensenlevens en dus zijn er raakpunten met de veiligheidsdienst van je erfgoedinstelling (ook wel Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk of IDPBW genoemd). Levensbedreigende situaties vormen immers eveneens een bedreiging voor het erfgoed.

Overleg met brandweer en politie is noodzakelijk bij de uitbouw van een gefundeerd calamiteitenplan. De brandweer kan op maat van het gebouw raad geven in verband met evacuatie. De politie verleent gratis advies voor een goede bescherming tegen diefstal, ook op maat van je erfgoedinstelling. Als de brandweer en politie vertrouwd zijn met het gebouw en de medewerkers, zal de samenwerking bij een calamiteit veel vlotter verlopen. Dat is cruciaal, zeker in noodgevallen waarbij kort op de bal moet worden gespeeld. 

Een calamiteitenplan kan je uitbreiden tot het beheersen van alle schadefactoren: houd niet alleen rekening met brand, water, dieven en vandalen, maar ook met fysische krachten, verontreinigingen, licht en straling, verkeerde temperatuur, verkeerde relatieve vochtigheid, ongedierte en schimmel en informatieverlies: zie de tien schadefactoren.


MAATWERK

Een calamiteitenplan is grotendeels maatwerk omdat de eigenschappen van de bouwschil waarin de collectie wordt bewaard een belangrijke rol spelen. Om zo'n plan uit te werken is inzicht nodig in de 'anatomie' (werking) van het gebouw: waar bevinden zich de technische installaties? Hoe werken ze en hoe zijn ze afgesteld? Hoe verloopt de hemelwaterafvoer? Is het gebouw in goede conditie? De architect en/of technisch assistent van het gebouw kunnen je hierbij helpen.  

Een verkenning van het gebouw en zijn mechanismen vergroot het inzicht in zijn sterke en zwakke plekken en de grootste risico's. Ook is het belangrijk te weten hoe de installaties werken (verwarming, energiebronnen, brandbeveiliging, beveiliging tegen gaslek, brand- en gasdetectie) en hoe ze reageren bij een defect of alarm.


OEFENEN EN ACTUALISEREN

Oefeningen met het plan, zoals een evacuatie-oefening, hebben twee voordelen: bij het oefenen kan je het plan uittesten en waar nodig bijsturen. Hoe meer je oefent, hoe meer het 'ingebakken' zit en hoe vlotter de respons en eventuele evacuatie zullen verlopen.

Een calamiteitenplan heeft regelmatig nood aan actualisering. Denk aan het up-to-date houden van adressenlijsten, contactpersonen, procedures enz. Een calamiteitenplan is een levend document.


preventieve conservering

Calamiteiten beheersen is een belangrijke vorm van preventieve conservering. Samen met een risico-evaluatie vormt een risicoanalyse de basis voor de uitbouw van een calamiteitenplan op maat. Een calamiteit kan je niet voorkomen, je kan je alleen zo goed mogelijk voorbereiden, zodat de schade zo beperkt mogelijk blijft. Dit proces is voortdurend in beweging. Als je incidenten bijhoudt, krijg je een beter zicht op de zwakke plekken en wordt na een tijd duidelijk wat de grootste risico's zijn.

Belangrijk is dat je de risico's op locatie kent en dat je aan het wegwerken daarvan de voorrang geeft, niet alleen bij de voorbereiding op een calamiteit. Zo krijgt ook preventieve conservering een gestalte op maat van het gebouw en de organisatie.

Laatst gewijzigd op 07/11/2013